Envía correos electrónicos automatizados desde Excel sin esfuerzo con Power Automate

Envía correos electrónicos automatizados desde Excel sin esfuerzo con Power Automate

En el mundo empresarial, el tiempo es oro y la automatización de tareas es clave para aumentar la productividad y reducir los costos. En este sentido, Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, se presenta como una herramienta innovadora y potente que permite a los usuarios enviar correos electrónicos automatizados desde Excel sin necesidad de programar ni realizar tareas repetitivas. Con esta herramienta, podrás ahorrar tiempo y esfuerzo, y centrarte en tareas más importantes. A continuación, te mostraremos cómo aprovechar al máximo esta herramienta para automatizar tus procesos y llevar tus operaciones a un nivel superior.

Automatiza correos electrónicos desde Excel sin esfuerzo

Existen muchas maneras de enviar correos electrónicos en la actualidad, como programar emails, usar Google Sheets e incluso integrar ChatGPT a Gmail. Sin embargo, hay un método muy útil y práctico que puede ser de mucha ayuda cuando debes mandar muchos correos en poco tiempo. Se trata de la herramienta de Microsoft llamada Power Automate, la cual se puede usar junto a Excel para automatizar estas acciones de la forma más óptima posible.

Cómo agregar Power Automate a Microsoft Excel

Power Automate es un programa que funciona para automatizar todo tipo de tareas en tu ordenador. Si aprendes a usarlo junto con Microsoft Excel para realizar envíos de emails, se convertirá en uno de tus favoritos. Pues bien, lo primero que tienes que hacer es vincular el Power Automate con Excel. Para ello, tienes que abrir el programa e ir a la sección de Insertar Complemento o usar el buscador para encontrar esta característica.

Una vez que se abra la ventana de Complementos Office, presiona en Tienda Office y usa el buscador para encontrar Microsoft Power Automate for Excel. Al encontrarlo, haz clic sobre Agregar. Posteriormente, en la parte lateral derecha te aparecerá una barra donde tienes que iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft Power Automate y listo, ya estaría sincronizado a través de Flow.

Cómo configurar los correos automatizados con Excel y Power Automate

Cuando conectes Power Automate con Excel, en la misma barra donde has iniciado sesión te aparecerán las distintas opciones para la plataforma. Aquí debes seleccionar Enviar un Correo Electrónico para una Fila Seleccionada. Ahora, en el apartado de Email y Subject es necesario que hagas clic sobre el botón de tres puntos que se ubica a la derecha y pulses en Add a Drop-Down List of Options.

Después, dale al botón de “+” que aparece en la zona central inferior y elige Add an Action de tipo Variable en categoría Initialize Variable para que se genere la acción necesaria. Tras tener la variable activa, debes configurarla poniéndole como Nombre “email” y que sea de tipo String. Además, en la sección de Value, pon la característica email.

Continuamente, ve al apartado de Send an email. En To selecciona la variable que has creado y en Subject lo dejas todo tal como está. Cuando llegues a Body, tienes que redactar el mensaje que vas a enviar a los correos electrónicos. Aquí puedes hacer uso de los parámetros disponibles que hayas puesto en la tabla y otros por defecto como Id, User y demás.

Una vez hecho lo anterior, tienes que presionar en Save para guardar lo que has realizado en la configuración de Power Automate. De este modo, se generará una vista previa en la que puedes verificar el estado del correo que se va a mandar. Es importante que verifiques que todo se encuentre bien para que no haya problemas cuando procedas a enviarlos.

Cómo mandar emails usando Excel con Power Automate

En este punto ya deberías tener configurado las acciones de Power Automate en Microsoft Excel. Pues bien, al visualizar la vista previa, verás varias opciones en la parte superior de la barra de Flow. Para enviar el email, tienes que seleccionar la fila del correo en cuestión en la tabla y hacer clic en Run. Recuerda que es posible seleccionar varios si lo prefieres.

En cuanto a Subject, es la sección donde debes escribir el mensaje que le vas a enviar a los usuarios. Tras redactarlo, pulsa en Run Flow y después en Done. Al hacer esto, ya el mensaje debería ser emitido. Lo recomendable es que compruebes que la tabla de Excel funciona con algún correo para que veas si los mensajes están llegando sin problemas.

Cada vez que quieras mandar un email, sigue los mismos pasos. Sin duda, con este proceso te ahorrarás muchísimo tiempo y tendrás un espacio más organizado en el trabajo.