Tendrán que adaptarse: los autónomos deberán utilizar un software especializado para enviar sus facturas, sin opción a archivos PDF, Word o Excel

Tendrán que adaptarse: los autónomos deberán utilizar un software especializado para enviar sus facturas, sin opción a archivos PDF, Word o Excel

En un importante cambio en la forma en que los autónomos gestionan sus facturas, se ha establecido que deberán utilizar un software especializado para enviar sus facturas electrónicas. A partir de ahora, no será posible enviar facturas en formatos como PDF, Word o Excel, lo que obligará a los autónomos a adaptarse a esta nueva normativa. Esta medida tiene como objetivo mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de facturas, así como reducir los errores y las desviaciones en la contabilidad. Los autónomos deberán prepararse para esta transición y familiarizarse con el nuevo software, lo que puede requerir una inversión de tiempo y recursos, pero que a largo plazo traerá beneficios para su negocio.

La factura electrónica se hace obligatoria para autónomos: ¿qué cambios debes hacer?

La forma de entregar y gestionar las facturas está a punto de cambiar. El Gobierno ha anunciado que, en los próximos años, se hará obligatoria la facturación electrónica tanto para empresas como para autónomos.

Día de cuenta: autónomos, prepárate para emitir facturas electrónicas sin opción a PDF, Word o Excel

Esto significa decir adiós a las facturas creadas en programas como Word, Excel o PDF y dar la bienvenida a un nuevo sistema de facturación digital. La idea de este cambio radica en que, según explican, la factura electrónica ofrece bastantes beneficios, como una mayor seguridad, trazabilidad y eficiencia en la gestión de los documentos contables.

Además, facilita el flujo e intercambio de información con la Administración Tributaria y reduce la posibilidad de haya errores. En cuanto a su funcionamiento, se generarán en formatos estandarizados como XML o Facturae —aunque también se habla de UBL y EDIFACT— y estos documentos podrán ser creados a través de programas específicos o utilizando la plataforma que da la Agencia Tributaria.

Por el momento se sabe que las empresas y autónomos tendrán un plazo para adaptarse a este nuevo sistema. Las grandes empresas, con una facturación superior a 8 millones de euros, tendrán un año a partir de la publicación del reglamento, mientras que los autónomos dispondrán de dos años.

La factura electrónica será la norma para los autónomos en dos años. Como resulta lógico, durante este tiempo se permitirá enviar facturas en formato PDF. Sin embargo, a partir de la fecha límite, todas las facturas deberán emitirse en formato electrónico. Las facturas en papel solo se mantendrán para aquellos casos en que el cliente sea un particular y no disponga de medios electrónicos para recibir la factura.

Las sanciones por no cumplir con la normativa de facturación electrónica pueden ser graves y varían según la infracción. Las multas pueden alcanzar los 3.000 euros por factura no emitida electrónicamente, hasta 24.000 euros por incumplimientos fiscales y contables, y pueden llegar a los 60.000 euros en casos de vulneración de la seguridad y privacidad de los datos. Además, existe el riesgo de multas adicionales por no guardar correctamente las facturas digitales durante el plazo legal establecido.

Con todo esto y aunque se sabe que la la plataforma de facturación electrónica de la Agencia Tributaria aún está en desarrollo, la idea es que esto se convierta en la norma de cara a un futuro sin mayores problemas. Mientras tanto, es muy recomendable ir ya informándose de las diferentes opciones de software que existen para hacer tus facturas.